Wer kennt das nicht: Man arbeitet den ganzen Tag und am Ende ist keine Aufgabe wirklich erledigt. Wie schafft man es, seinen Arbeitstag richtig zu strukturieren und sich nicht von unwichtigen Dingen ablenken zu lassen? In diesem Artikel stellen wir die fünf besten Zeitmanagement Methoden vor.
Mit Zeitmanagement Methoden zu einer besseren Lebensqualität
Beim Zeitmanagement geht es darum, seine täglich verfügbare Zeit so effizient wie möglich zu nutzen, um Aufgaben zu erledigen, Projekte zu organisieren und To-do-Listen abzuarbeiten. Zeitmanagement ist eigentlich nicht das richtige Wort, denn die Zeit an sich lässt sich nicht managen. Nur die eigene Arbeitsweise kann beeinflusst werden, deswegen wird auch häufig der Begriff „Selbstmanagement“ benutzt, wenn es um die richtige Organisation des beruflichen und privaten Alltags geht. Zeitmanagement Methoden helfen dir dabei, deinen Tag so produktiv zu gestalten, dass du am Abend rechtzeitig Feierabend machen und Zeit mit Familie oder Freunden verbringen kannst. Sie sind sozusagen die Grundlage einer guten Work-Life-Balance.
Zeitmanagement Methoden zur produktiven Gestaltung des Alltags
Es gibt Zeitmanagement Methoden im Überfluss. Wichtig ist es, die Methode zu finden, die zu dir passt. Probiere deswegen verschiedene Herangehensweisen aus, bevor du dich für eine entscheidest. Oder kombiniere mehrere miteinander. Es gibt nicht den einen Geheimtipp, entweder ein Ansatz funktioniert für dich oder nicht. Probiere es doch mal mit einer dieser Zeitmanagement Methoden:
1. Das Pareto Prinzip oder die 80/20 Regel
Eine der bekanntesten Zeitmanagement Methoden ist eigentlich nur eine theoretische Reflexion. Hier geht es um die richtige Priorisierung deiner Arbeit, um in kurzer Zeit Ergebnisse zu erzielen. Die Überlegung ist: Mit 20 % Arbeitsaufwand kannst du 80 % der Aufgabe erledigen. Für die letzten 20 % müsstest du 80 % Aufwand aufbringen. Finde also heraus, was die wichtigen 20 % deiner Aufgabe sind und konzentriere dich darauf.
Mit dem Pareto-Prinzip fokussierst du dich auf die essenziellen Dinge und verlierst dich nicht in überflüssigen Details. Willst du zum Beispiel deine Küche aufräumen, dann fange mit dem offen herumliegenden Geschirr an und sortiere nicht den Gewürzschrank neu oder wische den Kühlschrank aus. Jetzt sieht deine Küche zu 80 % sauber aus, obwohl du nur 20 % Zeitaufwand hattest.
2. Das Eisenhower Prinzip
Verwendest du diese Zeitmanagement Methode, teilst du deine Aufgaben in verschiedene Kategorien ein, die sich aus „Wichtig“ und „Dringend“ zusammensetzen. Die vier Kategorien werden häufig in einer Matrix dargestellt, die in vier Quadranten aufgeteilt ist:
- Wichtig und dringend: Diese Aufgaben solltest du so bald wie möglich selbst erledigen.
- Wichtig, aber nicht dringend: Auch diese Aufgaben musst du selbst erledigen, aber nicht sofort, sondern zu einem festgelegten späteren Zeitpunkt.
- Dringend, aber nicht wichtig: Das sind Aufgaben, die du an jemand anderen delegieren kannst.
- Weder dringend noch wichtig: Aufgaben, die meistens unnötig sind und deswegen gar nicht gemacht werden sollen.
Das Eisenhower Prinzip rät dazu, möglichst viel Zeit mit dem Quadranten „Wichtig, aber nicht dringend“ zu verbringen, denn hier investierst du deine Zeit am sinnvollsten und unterstützt die Persönlichkeitsentwicklung. Ähnlich funktioniert die ABC-Analyse. Hier teilst du deine Aufgaben ganz unkompliziert in A (sehr wichtig), B (durchschnittlich wichtig) und C (weniger wichtig) ein, um einen Überblick zu bekommen, mit welcher Priorisierung du arbeiten musst.
3. Die ALPEN-Methode
Namensgeber dieser Methode sind fünf Schritte, die dafür sorgen sollen, dass du mithilfe eines Plans deine täglichen Aufgaben richtig einteilst:
- A wie Aufgabe: Schreibe alle Aufgaben und To-dos auf, die du erledigen musst.
- L wie Länge: Schätze den Zeitaufwand für jede Aufgabe, schreibe ihn dazu und halte dich bei der Erledigung daran.
- P wie Pufferzeiten: Verplane nur 60 % deines Arbeitstages, 40 % sind für unvorhergesehene Ereignisse und spontane soziale Aktivitäten reserviert. Facebook checken zum Beispiel.
- E wie Entscheidungen: Entscheide dich, welche Aufgabe wichtig ist und welche vielleicht auch später erledigt werden kann. Bei der Priorisierung kann zum Beispiel die Eisenhower Matrix helfen.
- N wie Nachkontrolle: Am Abend solltest du prüfen, wie dein Plan funktioniert hat und ob du alle deine Aufgaben erledigen konntest.
4. Die Pomodoro-Technik
Diese Technik ist eine der Zeitmanagement Methoden, die auf einem Wechsel zwischen Arbeit und Entspannung basiert, um geistig beweglich zu bleiben. Sie heißt so, weil ihr Erfinder, der italienische Unternehmer Francesco Cirillo zur Umsetzung eine Küchenuhr in Form einer Tomate verwendete. Die Grundaussage ist: Häufige Pausen erhöhen deine Produktivität. Diese 5 Schritte musst du bei der Pomodoro-Technik beachten:
- Erster Schritt: Schreibe alle Aufgaben auf, die du erledigen möchtest.
- Zweiter Schritt: Stelle einen Timer auf exakt 25 Minuten.
- Dritter Schritt: Arbeite 25 Minuten hoch konzentriert, bis es klingelt.
- Vierter Schritt: Mache jetzt genau fünf Minuten Pause.
- Fünfter Schritt: Wiederhole den Vorgang. Nach vier Pomodoro-Einheiten machst du eine längere Pause von 20 bis 30 Minuten.
Die Pomodoro-Technik hilft dir dabei, in kurzen Zeitintervallen sehr konzentriert zu arbeiten. Die 60-60-30 Methode benutzt dasselbe Prinzip, nur dass du hier 55 Minuten hoch konzentriert arbeitest, dann fünf Minuten Pause machst, dann wieder 60 Minuten arbeitest und dann mit einer 30-minütigen Pause abschließt.
5. Eat that frog-Methode
Diese Zeitmanagement-Methode geht auf den amerikanischen Autor Brian Tracy zurück, der 2001 ein Ratgeber-Buch mit diesem Titel veröffentlichte. Er bezog sich dabei auf ein Zitat von Mark Twain: „Eat a live frog first thing in the morning and nothing worse will happen to you the rest of the day.“ Grundsätzlich geht es darum, die schwierigsten und unangenehmsten Aufgaben, auf die man überhaupt keine Lust hat, gleich in der Früh zu erledigen.
Diese Methode ist eine gute Möglichkeit, Aufgaben anzugehen, die man immer wieder aufschiebt. Identifiziere deinen Frosch am Abend und nimm dir vor, ihn gleich am nächsten Morgen zu erledigen. Lass dich dabei nicht ablenken oder erfinde Ausreden wie „Mein Frosch ist zu groß, um ihn heute zu schaffen“. Konzentriere dich und erledige ihn sofort, denn morgens ist die Motivation noch am höchsten. Und danach ist das drückende Gefühl einer unerledigten Aufgabe eliminiert und du kannst entspannt deine restlichen Tagesaufgaben angehen.
Neben diesen fünf Zeitmanagement Methoden gibt es noch jede Menge anderer. Wichtig ist, dass du die Methode findest, die am besten für dich funktioniert. Denn nur, wo Arbeit und Privatleben im Ausgleich miteinander stehen, macht Erfolg glücklich. Lass dich von den Erfolgsstorys unserer Meet Your Master Experten und Expertinnen inspirieren, die bereits die richtige Balance für sich gefunden haben.
