Gutes Zeitmanagement gehört insbesondere in der Berufswelt heute zu den wichtigsten und elementarsten Soft-Skills überhaupt. Aber auch im privaten Alltag hilft ein effektives Managen der eigenen Zeit, alle Termine unter einen Hut zu bekommen und dabei entspannt lächeln zu können.
Das Wichtigste auf einen Blick
- Zeitmanagement gehört heute zu den wichtigsten Soft-Skills überhaupt
- Gutes Zeitmanagement erleichtert im Berufs- und Privatleben einiges
- Auch zur Burnout-Prävention kann effektives Zeitmanagement beitragen
- Zeitmanagement-Methoden lassen sich gut und einfach in den Alltag integrieren
- Viele Tipps sind sogar sofort umsetzbar
Was ist Zeitmanagement?
Zeitmanagement bezeichnet die optimale Organisation der eigenen Zeit. Das Ziel dahinter ist eine möglichst produktive Arbeitsweise, welche durch die vielfältigen Anforderungen im Beruf und im Privatleben nahezu unumgänglich ist. Erreicht werden soll gutes Zeitmanagement durch das Strukturieren von Aufgaben, das Setzen von Prioritäten und das Treffen von effizienten Entscheidungen.
Warum ist gutes Zeitmanagement wichtig?
Gutes Zeitmanagement ermöglicht es dir, mehr Aufgaben in kürzerer Zeit zu erledigen. Damit steigerst du nicht nur deine berufliche Leistung, sondern schaffst dir auch mehr Freizeit und Zeit für dich. Berufliche Erfolge und persönliche Zufriedenheit sind die Resultate eines guten und effektiven Zeitmanagements. Daneben bietet gutes Zeitmanagement viele weitere Vorteile:
- Bessere Arbeitsbeziehungen: Gutes Zeitmanagement ermöglicht Verlässlichkeit und steigert die Pünktlichkeit. Somit stärkt sich das Vertrauen und die Zusammenarbeit im Team
- Burnout-Vermeidung: Burnouts entstehen oft durch zu viel Arbeit in zu kurzer Zeit und damit einer hohen Stressbelastung, welche durch gutes Zeitmanagement vermieden werden kann
- Potenziale nutzen: Wer seine Zeit gut managed, hat mehr Freiräume, individuelle Potenziale zu entfalten und zu nutzen
- Gute Work-Life-Balance: Eine gute Zeiteinteilung lässt dich deine Aufgaben entspannter abarbeiten und setzt dich so weniger unter Stress.
Die besten Zeitmanagement-Methoden im Überblick
Gutes Zeitmanagement will gelernt sein. Wer sich darin üben und verbessern möchte, kann auf einige bewährte Zeitmanagement-Methoden zurückgreifen:
1. Das Eisenhower-Prinzip
Das Eisenhower-Prinzip, das auch als Eisenhower-Matrix bekannt ist, geht auf den ehemaligen US-Präsidenten Dwight D. Eisenhower zurück. Im Kern werden dabei Aufgaben nach Dringlichkeit und Wichtigkeit priorisiert, um effizienter zu arbeiten und sich auf das Wesentliche zu konzentrieren.
Und so funktionierts:
Zeichne dir eine Matrix und unterteile diese in vier Felder:
Quadrant 1: Wichtig und dringend
Das 1. Feld enthält Aufgaben, die wichtig sind und sofort erledigt werden müssen, da sie wichtiger und dringender sind als andere Aufgaben. Beispiel: Projektaufgaben mit Deadline
Quadrant 2: Wichtig, aber nicht dringend
Diese Aufgaben sind wichtig, haben aber keinen unmittelbaren Zeitdruck. Sie sollten geplant und proaktiv angegangen werden. Beispiel: Weiterbildungen
Quadrant 3: Dringend, aber nicht wichtig
Bei diesem Feld handelt es sich um Aufgaben, die zeitkritisch sind, aber von der Wichtigkeit her wenig zum Erreichen deiner Ziele beitragen. Diese kannst du auch wunderbar delegieren und wenn möglich an andere abgeben. Beispiele: ungeplante Meetings
Quadrant 4: Weder wichtig noch dringend
Diese Aufgaben kannst du hinten anstellen oder sie vielleicht sogar ganz eliminieren. Sie haben keine Wichtigkeit und stellen oft eine Zeitverschwendung dar. Beispiel: Surfen im Internet.
2. Die Pomodoro-Technik
Die Pomodoro-Technik setzt auf ein ausgeklügeltes System aus konzentrierten Arbeitszeiten und regelmäßigen Pausen. Eine Session beträgt insgesamt 145 Minuten und setzt sich aus 100 Minuten Arbeitszeit und 45 Minuten Pause zusammen. Durch die kurzen Intervalle soll die Arbeit und die Konzentration intensiviert und produktives Arbeiten ermöglicht werden. Benannt wurde die Methode nach der tomatenförmigen Küchenuhr, die Francesco Cirillo zur Zeiterfassung verwendete.
Und so funktionierts:
Stelle dir einen Timer an deinem Handy oder einen Wecker auf 25 Minuten. Das ist deine ununterbrochene Arbeitszeit, in der du konzentriert und ohne Ablenkung an deinen Aufgaben arbeitest. Wenn der Timer klingelt, legst du eine Pause von fünf Minuten ein. Nach 3-4 Arbeitszyklen machst du eine längere Pause von 30 Minuten.
3. Getting Things Done
Bei dieser Zeitmanagement-Methode geht es darum, das ineffektive Arbeiten an mehreren kleinteiligen Aufgaben zu unterbrechen. Wer an vielen kleinen „Baustellen“ arbeitet, ohne diese wirklich zu Ende zu führen und häufig zwischen den Aufgaben wechselt, arbeitet ineffizienter als jemand, der erst eine Aufgabe zu Ende bringt, bevor er eine Nächste beginnt. Das liegt unter anderem daran, dass ein ständiger Wechsel der Aufgaben den Konzentrations- und Denkprozess unterbricht.
Und so funktionierts:
- Verschaffe dir einen Überblick über deine Aufgaben
- Sortiere deine Aufgaben nach deinen individuellen Kriterien in Cluster (bspw. Deadlines oder Themenbereiche)
- Erstelle dir eine Liste und ordne deine Aufgaben in einer Rangreihenfolge
- Arbeite deine Liste entsprechend der Reihenfolge ab und führe erst eine Aufgabe zu Ende, bevor du mit einer neuen beginnst.
- Setze an jede vollendete Aufgabe oder jedes Cluster einen Haken mit der Bezeichnung „get done.“
4. Eat the Frog
Kennst du das Sprichwort „Erst die Arbeit und dann das Vergnügen?“ Leicht abgewandelt lässt sich diese alte Redewendung auch auf dein Zeitmanagement übertragen und zwar überall dort, wo die Gefahr für Prokrastination besteht.
Und so funktionierts:
Beginne direkt am Morgen mit der Aufgabe, die für dich am unangenehmsten ist. Dann hast du diese direkt erledigt und kannst dich für den Rest vom Tag Aufgaben widmen, die dir mehr Spaß bereiten. Durch das effektive Vermeiden von Prokrastination arbeitest du wesentlich effizienter und sparst Zeit.
5. Die Salami-Taktik
Große Entscheidungen oder schwierige Aufgaben erscheinen uns oft wie unüberwindbare Hürden. Dementsprechend ungern und ineffizient gehen wir solche Aufgaben häufig auch an. Die Salami-Technik setzt darauf, solche „großen Berge“ in kleine und handliche Stücke zu teilen.
Und so funktionierts:
- Definiere dein Ziel: Was möchtest du am Ende erreichen?
- Erstelle einen Maßnahmenkatalog: Mit welchen Maßnahmen kannst du deinem Ziel näherkommen?
- Setze Prioritäten: Was musst du dafür zuerst angehen? Wie bauen die einzelnen Schritte aufeinander auf?
- Lege los
- Belohne dich selbst: Was tut dir gut? Womit kannst du dir selbst eine Freude machen?
6. Die Alpen-Methode
Wenn du deinen Arbeitstag besser organisieren und eine bessere Struktur erzielen möchtest, solltest du einmal die Alpen-Methode ausprobieren. Der Kern der Technik liegt darin, dass du nicht nur deine Aufgaben und To-dos planst, sondern diese auch immer mit einer Zeitangabe versiehst.
Und so funktionierts:
- A = Aufgabe (Definiere deine Aufgabe)
- L = Länge (Schätze, wie viel Zeit du für die Aufgabe benötigst)
- P = Pufferzeit (Plane etwas mehr Zeit für jede Aufgabe ein, damit du einen Puffer hast, sollte etwas nicht funktionieren oder länger dauern)
- E = Entscheidung (Ordne deine Aufgaben und entscheide nach Priorität)
- N = Nachkontrolle (evaluiere deine Ergebnisse und überlege dir weiteres Verbesserungspotenzial)
Weitere Tipps für effektives Zeitmanagement
Zeitmanagement-Methoden sind effektive Möglichkeiten, das eigene Zeitmanagement langfristig, erfolgreich und nachhaltig zu verbessern. Allerdings benötigen sie häufig auch etwas Routine und Übung, bis sie im eigenen Alltag verankert sind. Mit ein paar sofort umsetzbaren Tipps kannst du dein Zeitmanagement auch direkt an Ort und Stelle verbessern:
- Lege das Handy beiseite, schalte es, wenn möglich auf stumm oder pausiere die Benachrichtigungen
- Versuche kein Multitasking. Das Gehirn kann sich immer nur auf eine Sache konzentrieren. Mehrere gleichzeitig führen nur zu ineffizientem Arbeiten
- Tue dir etwas Gutes. Ist der Kopf blockiert, kann niemand effektiv arbeiten. Mache eine Pause und gehe an die frische Luft.
- Sage „Nein“. Du kannst dich nicht um alles kümmern. Sage gezielt Nein zu Aufgaben, die nicht in deine Kompetenz fallen.
- Nutze Tools: Es gibt viele verschiedene Tools, die dir helfen können, dein Zeitmanagement vor allem im Team besser zu koordinieren.
Fazit
Gutes Zeitmanagement ist heute von zentraler Bedeutung. Wer diese Fähigkeit beherrscht, erleichtert sich den Arbeitsalltag um einiges, schafft mehr freie Zeit für sich selbst und beschreibt oftmals ein positiveres Wohlbefinden.
